Konferenssit ja seminaarit ovat ovat kiinnostavia ja inspiroivia tapahtumia, joissa alan asiantuntijat pääsevät esittelemään omaa tietämystään, ideoitaan ja mielipiteitään. Vuorovaikutus muiden samanhenkisten ammattilaisten kanssa tuo uutta näkökulmaa tuttuihin aiheisiin, tarjoten usein myös tilaisuuden oppia itselleen vieraista aiheista. Lisäksi erilaiset konferenssit ovat todella mainio tilaisuus päästä tuulettumaan toimistotyöläisen arjesta, etenkin jos kyseessä on ulkomaille suuntautuva konferenssimatka. Vaikka konferenssien pääpaino on yleensä aina tapahtuman niin sanottu virallinen ohjelma, johon kuuluvat monenlaiset esitykset eli “keynotet”, saa tapahtumista täyden hyödyn irti vasta silloin, kun hyödyntää myös esitysten välisen ajan ja konferenssin jälkeisen ajan suunnitelmallisesti. Hyvän konferenssimatkan takaavat ensisijaisesti hyvä suunnittelu ja avoin mieli. Matkan ei suinkaan tarvitse olla pelkkää esitysten seuraamista ja muistiinpanojen tekemistä, vaan sosiaalinen kanssakäyminen ja myös pieni irrottelu kuuluvat tärkeänä osana konferenssimatkoihin.
Verkostoituminen on konferenssien tärkein anti
Verkostoituminen muiden alan ihmisten ja tutkijoiden kanssa on konferenssien tärkein anti, siitä ovat varmasti kaikki samaa mieltä. Kohtaamisia tulee usein vastaan monenlaisia: hyvällä tuurilla tapahtumissa on mahdollista tavata julkisuudesta tuttuja henkilöitä, mutta kenties yrityksen liiketoiminnan kannalta tärkeämpiä ovat tapaamiset potentiaalisten asiakkaiden kanssa, tilaisuudet pitchata sijoittajille, mediayhteyksien luominen ja suunnittelupalaverit potentiaalisten yhteistyökumppaneiden kanssa. Esitelmien jälkeen on hyvä myös mennä reippaasti juttelemaan esitelmän pitäjän tai pitäjien kanssa. Ennen konferenssia on siis ensisijaisen tärkeää miettiä etukäteen, minkälaisia sidosryhmiä tapahtumassa on oman yrityksen liiketoiminnan kannalta tärkeä tavata ja kuinka näiden edustajien huomio voidaan saada. Ennen konferenssia on hyvä miettiä:
- Ketä henkilöitä ja yritysten edustajia on tärkeä tavata?
- Mitkä paperit on tärkeä olla kuulemassa?
- Kenen seuraan on hyvä hakeutua konferenssin jälkeen tai tauolla?
- Kenen kanssa haluat jakaa aatteesi tässä konferenssissa?
Konferenssien ja asiantuntijaseminaarien tarjoama suurin mahdollisuus piilee verkostoitumisessa ja vuorovaikutuksessa tutkijoiden ja muiden alan ammattilaisten kanssa. Valmistautuminen tapahtumaan on todella tärkeää, mutta toisaalta monet kokevat satunnaiset ja suunnittelemattomat kohtaamiset kaikkein mielenkiintoisimpina. Täten on siis hyvin paljon myös itsestä kiinni, minkälaisia kontakteja konferenssimatkoilla onnistuu luomaan ja kuinka hyödyllisiä ne ovat yrityksen tulevaisuuden kannalta katsottuina.
Konferenssimatkat opettavat ja viihdyttävät
Tiedollisen antoisuutensa lisäksi konferenssimatkat ovat todella oivallinen tapa luoda kansainvälisiä kontakteja, kehittää omaa kansainvälistä toimintaa ja samalla nähdä hieman maailmaa. Ulkomailla järjestettävistä konferensseista saat suurella todennäköisyydellä myös arvokasta tietoa kohdemaan yritysskenestä, työkulttuurista ja työskentelytavoista. Konferenssimatkan tavoitteita kannattaa ehdottomasti miettiä jo hyvissä ajoin ennen matkaa ja tehdä listaa mielenkiintoisista esityksistä ja osallistujista, joiden kanssa toivoisit pääseväsi juttusille tapahtuman puitteissa. Esimerkiksi Suomen suurin ja tunnetuin kasvuyritystapahtuma Slush on yksi konferensseista, joissa ilman hyvää suunnitelmaa ei välttämättä ehdi tapaamaan kaikkia niitä ihmisiä, joita haluaa.
Sen lisäksi, että konferensseista voi lähteä kotiin tärkeitä kontakteita ja paljon hyödyllistä tietoa rikkaampana, voivat konferenssimatkat tarjota myös todella mielenkiintoisia ja vauhdikkaita elämyksiä. Parhaimmillaan konferenssimatkat ovat sellaisia, jotka osallistujat muistavat vielä monen vuoden jälkeenkin. Onnistuneelta konferenssimatkalta muistellaan usein mukavia illanistujaisia ja juhlia, jotka järjestetään yleensä todella hienostuneissa paikoissa, kuten maailmanluokan ravintoloissa tai vaikkapa ylellisellä kasinolla. Illallistaminen ja drinkittely kuuluvat jokaiseen konferenssimatkaan, mutta kasino tarjoaa siinä mielessä oivat puitteet tapahtumien järjestämiselle, että siellä makunautintoijen lisäksi tarjolla on myös jännitystä ja vipinää. Tokikaan kaikissa kohteissa tällaista mahdollisuutta ei ole, joten kasinohuumaa kaipaava konferenssiosallistuja joutuu tyytymään online-kasinosivustojen valikoimiin.
Oli kohde mikä tahansa, konferenssimatkan ei siis todellakaan tarvitse koostua pelkistä keynotesien kuuntelusta, vaan matkalla kannattaa myös tutustua paikalliseen kulttuuriin ja työilmapiiriin sekä tunnettuihin nähtävyyksiin, eikä iltaisinkaan tarvitse välttämättä suunnata suoraan takaisin hotellille, sillä suurimmissa konferenssikaupungeissa tekemistä ja kokemista riittäisi vaikka aamutunteihin saakka.
Kansainvälisten konferenssien parasta antia ovat ehdottomasti vuorovaikutustaitojen ja kielitaidon paraneminen, ammattiosaamisen ja kunnianhimon kasvu, uusien työskentelytapojen ja -menetelmien omaksuminen ja kokemus kansainvälisessä ympäristössä työstentelystä.