Suomessa järjestetään runsaasti erilaisia tapahtumia ympäri vuoden. Tapahtuman järjestäminen vaatii huolellista suunnittelua ja budjetointia. Usein eivät tulot itse päätapahtumasta riitä kattamaan tapahtuman järjestämisen kuluja, ja usein silloin järjestetäänkin oheistapahtumia, jotka saattavat nousta suurempaan suosioon kuin itse tapahtuma.
Tapahtuman järjestäminen
Ennen kuin voidaan järjestää oheistapahtumia, täytyy olla tiedossa, millainen itse tapahtumasta halutaan. Tapahtuman järjestäjällä onkin paljon huomioonotettavaa, ohessa muutama tärkeä asia muistettavaksi:
-
Idea ja teema
Tämä on ehkä olennaisin asia, joka määrittelee myös sen, millaisia oheistapahtumia tapahtumalle luodaan. Tapahtuman idean ja teeman lisäksi kannattaa miettiä myös, miksi tapahtuma järjestetään ja mikä on sen tarkoitus. Nimi kannattaa miettiä jo aikaisessa vaiheessa, sillä se vaikuttaa siihen, millainen mielikuva tapahtumasta halutaan luoda.
-
Tapahtuman kohderyhmä
Tämä on myös tärkeä mietittävä asia. Millä tavoin kohderyhmä halutaan rajata ja onko oheistapahtumat ehkäpä tästä variaatio tai tarkoitettu hieman eri kohderyhmälle. Esimerkiksi lasten tapahtumassa voi olla oheistapahtumia vanhemmille ja päinvastoin.
-
Tapahtumapaikka
Missä tapahtuma tullaan järjestämään, tapahtuuko kaikki yhdessä paikassa vai onko erilaista ohjelmaa ripoteltu ympäri kaupunkia, kuten esimerkiksi monilla musiikkijuhlilla, jossa saatetaan konsertoida yllättävissäkin paikoissa, kuten kirjakaupoissa ja takapihoilla.
-
Aikataulu
Mikä on itse tapahtuman aikataulu? Oheistapahtumat saattavat tapahtua itse tapahtumapäivinä tai sitten ennen sitä tai sen jälkeen tai mennä sen kanssa limittäin kummastakin päästä. Tärkeää on myös luoda selkeä projektiaikataulu, sillä tapahtumia täytyy alkaa suunnitella monta kuukautta ennen niiden varsinaista tapahtumista. Lupien hakemiseen ja varausten tekemiseen menee yllättävän paljon aikaa. Jos oheistapahtuman järjestää jokin toinen instanssi, kannattaa tehdä hyvin selväksi, mikä työnjako on varsinaisen tapahtuman järjestäjän kanssa, jotta kaikki tulee varmasti hoidetuksi ja yllätyksiltä vältytään.
-
Budjetti
Kannattaa miettiä, miten suuri budjetti on ja mistä kaikesta se koostuu. Usein tapahtumiin saadaan tukea esimerkiksi kunnilta, mutta myös yhteistyökumppaneita tarvitaan. Budjettia pitää seurata, jotta yllätyksiä ei tule. On hyvä myös miettiä, miten yllätyskulut hoidetaan, sillä niitä tulee vuorenvarmasti.
-
Tapahtuman ohjelma ja esiintyjät
Tämä on se, minkä takia tapahtumaan tullaan ja liittyy myös listan ensimmäiseen kohtaan tapahtuman tarkoituksesta. Tärkeää on miettiä, mitä tapahtuu silloin, kun kukaan ei esiinny, sillä tyhjä lava tai liian pitkäksi venynyt tyhjä hetki karkottaa katsojat. Olisi siis hyvä, että jotain tapahtuu koko ajan ja tähän hätään tulevat avuksi myös oheistapahtumat, joiden ideoinnissa on hyvä antaa mielikuvituksen lentää.
-
Markkinointisuunnitelma
Kun kohderyhmä on kutakuinkin tiedossa, on hyvä tehdä markkinointisuunnitelma. Se, miten heidät parhaiten tavoittaa, riippuu kohderyhmästä. Nuoret saavutetaan parhaiten sosiaalisen median ja viidakkorummun kautta, kun taas vanhemmille saattavat toimia julisteet ja lehti-ilmoitukset. Myös lehdistötiedotteet on hyvä laittaa menemään, sillä jos ei valtakunnallisella tasolla, niin ainakin paikallislehdissä saatetaan tapahtuma huomioida ja näin saada tapahtumalle ilmaista huomiota ja mainosta.
-
Tapahtuman henkilökunta
Henkilökunta on hyvin tärkeä osa onnistunutta tapahtumaa. Kannattaa miettiä, pärjätäänkö pelkillä talkoolaisilla vai onko tarvetta ja varaa palkata tilaisuuteen työntekijöitä. Kummassakin tapauksessa täytyy kuitenkin päättää, miten heidät erottaa yleisön joukosta. Onko heillä ehkä tapahtuman t-paitaa yllään tai jokin muu asia, mistä heidät erottaa. Täytyy myös muistaa, että heillä pitää järjestää ruuat, tauotukset sekä taukotilat. Ja olipa kyseessä ilmainen tai maksettu työvoima, kannattaa henkilökuntaa kohdella hyvin, sillä toivon mukaan, tapahtuma järjestetään seuraavanakin vuonna ja hyvä maine työnantajana tuo silloinkin erinomaista työvoimaa tai innokkaita talkoolaisia.
-
Tapahtuman taltiointi
Tapahtuma saatetaan striimata livenä tv:ssä tai netissä tai taltioida myöhempää käyttöä varten, esimerkiksi sosiaalisessa mediassa jaettavaksi. Siitä saatetaan tehdä video, jota myydään tapahtuman jälkeen tai annetaan osallistujille muistoksi. Miten tahansa toimitaankin, täytyy miettiä, kuka taltioinnin hoitaa, miten ja millä kalustolla.
-
Tapahtuman jälkihoito
Tämä jää valitettavan usein vähemmälle huomiolle, mutta siihen kannattaa kiinnittää huomiota, sillä jälkihoito saattaa antaa korvaamatonta apua tulevien tapahtumien suunnittelussa. Palautetta kannattaa kerätä tapahtuman osallistujilta ja miettiä etukäteen, miten tämä toteutetaan. Ihmiset tarvitsevat usein pientä kannustusta, joten ehkäpä palautteen antajien kesken esimerkiksi arvotaan jotain mukavaa.
Palautetta on hyvä pyytää myös henkilökunnalta, jotta opitaan virheistä ja seuraava tapahtuma sujuu jo paremmin. Henkilökunta on tapahtumien keskellä, joten he näkevät ja kokevat, jos jokin ei suju ja osaavat usein myös tehdä parannusehdotuksia. Erittäin tärkeää on myös kiittää kaikkia tapahtuman järjestämiseen ja sen toteuttamiseen osallistuneita, sillä se saa ihmiset tuntemaan olonsa arvostetuksi ja saa heidät palaamaan seuraavanakin vuonna.
Esimerkkejä oheistapahtumista
Elokuvafestivaalien ohessa järjestetään usein elokuvamarketteja, joissa tuottajat voivat esitellä elokuvaprojektejaan ja levittäjät ostavat niitä. Joissain moottoripyöräilytapahtumissa, esimerkiksi Imatralla, on paljon erilaisia oheistapahtumia, kuten konsertteja ja näyttelyitä. Näin saadaan kävijäkunta mahdollisimman laaja-alaiseksi. Desucon on taas Lahdessa järjestettävä anime-tapahtuma, jonka kohderyhmä on hyvin erikoistunut. Tapahtuma pyrkii kuitenkin avaamaan animen jännittävää maailmaa ja näkyy avoimessa viestinnässä ja lukuisissa muissa oheistapahtumissa.